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Dichiarazione di protezione dei dati – Trans Express SA, Balerna
Per Trans Express SA è fondamentale garantire la protezione della sfera privata dei suoi clienti ai sensi della Legge Federale sulla Protezione dei Dati entrata in vigore il 1° settembre 2023.
La presente dichiarazione di protezione dei dati definisce quali dati personali vengono raccolti dalla Trans Express SA i nell’ambito dell’adempimento del mandato conferitole dal cliente.
I dati personali sono raccolti e trattati con discrezione ed esclusivamente agli scopi descritti nella presente dichiarazione, nella misura necessaria e nel quadro del mandato conferito e delle disposizioni di legge applicabili. I dati personali raccolti sono conservati solo nella misura e per il tempo necessari all’espletamento di un mandato o nella misura e per il tempo previsti dalla legge. Trans Express SA lavora con server di sua proprietà e situati presso la sede aziendale e presso terzi, avendo tutto il necessario per proteggere le proprie banche dati da accessi non autorizzati da parte di terzi, perdite di dati, abusi e contraffazioni.
La presente dichiarazione di protezione dei dati poggia in particolare sul nuovo regolamento sulla protezione dei dati personali (GDPR) dell’UE, di rilevanza per Trans Express SA pur essendo un regolamento europeo. La legge federale sulla protezione dei dati (LPD) è fortemente influenzata dal diritto europeo e, secondo il caso, anche le aziende che operano al di fuori dell’UE o dello Spazio economico europeo (SEE) sono tenute a osservare il GDPR.
L’osservanza delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati è assicurata dal Consiglio di Amministrazione della Trans Express SA nella persona della Signora Alessandra Guarisco.
Eventuali domande relative alla protezione dei dati possono essere trasmesse ai recapiti usuali della Trans Express SA.
Trans Express SA tratta in primo luogo i dati personali ottenuti nel quadro dell’esecuzione del mandato conferitole dai clienti. Ad essi hanno accesso il Consiglio di amministrazione, la Direzione e le collaboratrici e i collaboratori autorizzati di Trans Express SA.
Le attività di trattamento svolte sono finalizzate all’acquisizione dei seguenti dati personali:
• Dati comuni: Dati anagrafici.
• Dati economici: Bancari, partite IVA, Codici fiscali, Codici previdenziali
• Dati tecnici: indirizzo IP, metadati. Nessuna profilazione tramite cookies né in altro modo
Le attività di trattamento svolte sono rivolte alle seguenti categorie di interessati:
Il seguente paragrafo va utilizzato solo se del caso
Per quanto riguarda lo svolgimento di video-e teleconferenze, meeting online Trans Express SA utilizza diverse piattaforme (Zoom, Teams, ecc.) con un’infrastruttura in loco. In questo contesto vengono trattati i seguenti dati: nome utente, informazioni generali sulle preferenze di servizio e ulteriori informazioni che l’utente carica, fornisce o crea utilizzando il servizio. Come spesso succede con i tool di collaborazione, possono essere anche scambiati ulteriori dati personali tra Trans Express SA e i partecipanti quali ad esempio messaggi chat, immagini, file, registrazioni audio e video, dati di contatto. La partecipazione senza registrazione a un meeting online implica il trattamento di un volume minimo di dati. I meeting online sono registrati solo previa informazione dell’utente e in tal caso le registrazioni sono in linea di massima salvate localmente. Ulteriori informazioni sul trattamento di dati personali da parte delle piattaforme utilizzate sono disponibili nella loro relativa informativa sulla privacy.
4. Scopi del trattamento dei dati e basi giuridiche
I dati personali raccolti sono in primo luogo utilizzati nel quadro del mandato conferito e per la gestione interna dell’incarto del cliente. I dati sono inoltre impiegati nell’ambito dell’esecuzione di adempimenti richiesti dal mandato verso enti pubblici e privati (autorità doganali, autorità fiscali, enti previdenziali, assicurazioni, aziende municipalizzate, ecc.), nonché nell’ambito dell’adempimento di obblighi legali in Svizzera e all’estero. Sono possibilmente interessati anche i dati personali dei collaboratori dei clienti e partner commerciali.
Sempreché servano interessi pertinenti allo scopo, nella misura ammessa e opportuna, i dati personali di clienti e altre persone sono inoltre trattati (in parte anche da terzi) per gli scopi seguenti:
5. Cookie / tracking e altre tecnologie utilizzate nell’ambito dell’utilizzo del sito Internet
Il sito Internet di Trans Express SA è da essa gestito direttamente ed è ospitato presso www.ticino.com . In tal senso NON utilizza direttamente cookie e tecnologie analoghe che consentono l’identificazione del browser o del dispositivo dell’utente.
Trans Express SA NON usa i cookie permanenti.
6 Trasmissione di dati a terzi e con il cliente
Trans Express SA non trasmette, né fornisce in altro modo i dati personali in suo possesso a terzi, a meno che ciò non sia necessario per l’adempimento del mandato definito contrattualmente, non sia prescritto per legge o non sia stato esplicitamente autorizzato. La trasmissione di dati a terzi può altresì avvenire sulla base di una disposizione esecutiva delle autorità o per ordine di un tribunale.
I destinatari di questi dati possono trovarsi in Svizzera o all’estero. In generale se i dati sono trasmessi in un Paese che non prevede una protezione adeguata degli stessi, il livello di protezione auspicato è ottenuto stipulando un contratto specifico oppure sulla base delle eccezioni previste dalla legge in materia di consenso, esecuzione del contratto, definizione, esercizio e imposizione di pretese giuridiche o degli interessi pubblici prevalenti, dei dati personali divulgati o del fatto che tale operazione è necessaria per tutelare l’incolumità delle persone interessate.
Nel caso di trasmissione in un Paese che non prevede una protezione adeguata degli stessi per necessità legata al mandato conferito la società non può garantire il livello di protezione auspicato e non se ne assume la responsabilità.
Il cliente prende atto e autorizza la Trans Express SA a intrattenere con lui una corrispondenza elettronica per il tramite di programmi di messaggistica e di posta elettronica in forma non criptata.
Il seguenti 2 paragrafi vanno utilizzati solo se del caso
La piattaforma utilizzata per lo svolgimento di meeting online viene messa a disposizione da un fornitore che può avere sede al di fuori della Svizzera; il trattamento dei dati personali avviene quindi anche in un Paese terzo.
Il livello di protezione dei dati in tali casi è di competenza e responsabilità del prestatore di servizi.
7 Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono trattati e conservati per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi contrattuali e legali o al raggiungimento degli scopi perseguiti, ossia, per esempio, per la durata del mandato (stipulazione, esecuzione e fine di un contratto) e in funzione degli obblighi legali di conservazione e documentazione. I dati personali sono conservati per la durata prevista o consentita dalla legge oppure se sussistono legittimi interessi commerciali (p. es. a scopo probatorio e di documentazione). Secondo le normative vigenti il periodo di conservazione è per lo più di dieci anni fatte salve alcune eccezioni, dal momento in cui il mandato è stato concluso.
8 Sicurezza dei dati
Trans Express SA adotta le misure di sicurezza tecnico-organizzative necessarie per proteggere i dati personali in suo possesso dagli accessi non autorizzati e dagli abusi, istruendo il personale, adottando soluzioni IT e di rete specifiche, controllando e limitando gli accessi al server aziendale.
9 Obbligo di messa a disposizione dei dati personali
Nel quadro del rapporto commerciale tra Trans Express SA e il cliente, quest’ultimo è tenuto a mettere a disposizione i dati personali richiesti ai fini dell’accettazione ed esecuzione di un mandato e dell’adempimento degli obblighi contrattuali connessi.
In assenza di tali dati, Trans Express SA non è in genere in grado di stipulare o eseguire un mandato affidatogli dal cliente (o l’entità o la persona rappresentata) o di adempiere ai suoi obblighi legali.
10 Profiling e processi decisionali automatizzati
I dati personali NON sono utilizzati né per i processi decisionali automatizzati né per il profiling.
11 Diritti della persona interessata
Nel quadro del diritto applicabile in materia di protezione dei dati e nella misura in cui questo lo preveda (come p. es. nel caso del GDPR) ogni persona gode del diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati (ossia di ottenere i dati personali per trasmetterli a qualcun altro).
Si voglia notare che Trans Express SA si riserva il diritto di far valere le limitazioni previste dalla legge, per esempio qualora sussista un obbligo legale di conservazione o trattamento di determinati dati oppure un interesse prevalente (nella misura in cui sia possibile farvi appello) o qualora i dati siano necessari per l’esercizio di un determinato diritto.
I dati elaborati dalla Trans Express SA (ad esempio appunti, contabilità, dichiarazioni fiscali, eccetera) sono e restano di proprietà della Trans Express SA. Ad eccezione degli appunti e delle note interne il cliente ha diritto di riceverne una copia in cambio del pagamento del relativo onorario.
Il cliente prende atto che la gestione dei propri dati personali genera dei costi che la Trans Express SA ha diritto a fatturare.
Il cliente può in ogni momento revocare il consenso al trattamento dei dati personali. La revoca ha quale effetto la rescissione immediata del contratto di collaborazione – sempre che non siano previsti altri termini di disdetta contrattuali. Con la riconsegna della documentazione al cliente la Trans Express SA è autorizzata alla cancellazione definitva di tutti i dati che lo riguardano fatti salvi i dati che devono essere conservati per legge.
L’esercizio dei diritti succitati presuppone in genere che il cliente si identifichi (p. es. fornendo una copia di un documento d’identità laddove l’identità non sia altrimenti chiara o accertabile). Per esercitare i diritti succitati, è possibile rivolgersi all’indirizzo riportato al punto 2.
Ogni persona interessata può inoltre far valere i propri diritti dinanzi a un tribunale od opporsi presso l’autorità di protezione dei dati competente. In Svizzera, l’autorità competente in materia di protezione dei dati è l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home.html).
12 Modifiche
La presente dichiarazione può essere modificata in qualsiasi momento e senza alcun preavviso. Se lo riterrà opportuno Trans Express SA provvederà a informare in merito ad eventuali modifiche tramite, pubblicazione sul proprio sito oppure e-mail oppure altri mezzi ritenuti adeguati.
In mancanza di risposta da parte del cliente il presente regolamento e il trattamento dei dati personali del cliente si ritiene accettato.
Balerna, 01.09.2023